Gut Ding will Weile haben. Überschätze deshalb nicht Deine kurzfristigen Möglichkeiten! Und unterschätze nicht, was Du auf lange Sicht erreichen kannst!

Arbeite weniger und erreiche mehr!

Bekanntermaßen befinde ich mich gerade in der Transformation zum Mehrphasenschläfer, um mehr Zeit zu haben und mehr Dinge tun zu können.

Klar ist jedoch auch, dass es jede Menge Möglichkeiten gibt, aus der zur Verfügung stehenden Zeit mehr zu machen, auch wenn Du erst später zu radikaleren Mitteln wie dem Mehrphasenschlaf greifst.

Begleitend zum Thema Mehrphasenschlaf beschäftige ich mich also auch mit der Optimierung von Planung und Durchführung von Aufgaben, Zeitmanagement etc.


Heute stelle ich Dir eine einfache Methode vor, Frust durch überladene ToDo-Listen zu vermeiden.

Sind viele Aufgaben ein Problem?

Falls Du Probleme mit der Vielzahl der Einträge in Deiner ToDo-Liste hast und Dich von ihrem Umfang erdrückt fühlst, so kann ich Dich beruhigen.

Meine eigene ToDo-Liste umfasst viele hundert Einträge und ich komme gut damit zurecht.

Das Entscheidende ist nämlich nicht die Anzahl der Items einer ToDo-Liste, sondern wie gut Du sie strukturierst, priorisierst und nachverfolgst sowie die Leistungsfähigkeit Deiner Werkzeuge, mit denen Du Deine ToDo-Liste verwaltest.

Damit Du einfach und schnell ermitteln kannst, was als Nächstes zu tun ist.

In meiner ToDo-Liste befinden sich z.B. viele Einträge für Themen, die nicht hochprioritär sind, mit denen ich mich aber gerne beschäftigen würde, wenn ich etwas Zeit habe und keine großen oder wichtigen Themen erledigen kann oder will.

Und derlei Zeitscheiben gibt es viele, die man mit modernen Hilfsmitteln und Geräten gut nutzen kann.

Bist Du in öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs oder ein wenig dösig und nicht in der Stimmung oder in der Lage für komplexe Themen, so suchst Du Dir aus Deiner ToDo-Liste z.B. eine Task heraus, Dir ein lehrreiches Video auf Youtube anzusehen oder einen Blog-Artikel durchzulesen.

Oder sortierst Deine ToDo-Liste. 😉

Das jedoch nur zur Motivation des heutigen Artikels.

Denn dieser beschäftigt sich damit, aus einer gut gefüllten ToDo-Liste eine geeignete Teilmenge für eine Woche und einen Tag auszuwählen.

Und zwar so, dass das Ziel etwas außer Reichweite zu sein scheint, jedoch nicht total außer Sicht.

Damit Du Erfolge erzielst und gleichzeitig Deine Motivation behältst.

Wochen- und Tagesziele

Ein schöner Produktivitätstrick sind Wochen- und Tagesziele.

Die Grundidee ist einfach:

  • Du verwaltest zwei ToDo-Listen: Eine für die Woche und eine für den Tag.
  • Im Verlauf der Woche schiebst Du Aufgaben von der Wochen- auf die Tagesliste.
    In vielen Tasktrackern machst Du das z.B. einfach durch die Zuordnung von Kategorien.
  • Während der Arbeit eines Tages fokussierst Du Dich ausschließlich auf die Tagesliste.
    Hast Du die Tagesliste abgearbeitet, so bist Du für diesen Tag fertig und kannst das daraus resultierende gute Gefühl genießen.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie Dich zwingt, NICHT an Dingen zu arbeiten, die nicht Bestandteil Deines Tagesplans sind.

Damit vermeidest Du das wohlbekannte Verschieberitis-Syndrom, dass dadurch entsteht, dass es angesichts der überwältigenden Fülle an Aufgaben so schwierig erscheint, überhaupt erst anzufangen.

Du trennst zeitlich die Planung der Woche und des Tages deutlich von der Erledigung der Aufgaben und wechselst nicht etwa während des Tages ständig zwischen der Erledigung von Aufgaben und dem Überlegen, was als Nächstes zu tun ist.

Plane realistisch!

Sicher kennst Du das Phänomen, dass Du von den Aufgaben, die Du Dir für einen bestimmten Zeitraum vorgenommen hast, nur einen Teil schaffst.

Und vielleicht kennst Du außerdem das Phänomen, dass Du daraus nicht etwa lernst, Deine Ziele realistischer zu planen, sondern vielmehr die unerledigten Aufgaben einfach auf den nächsten Tag überträgst. Häufig zusätzlich zu den Aufgaben, die Du Dir für den nächsten Tag eh schon vorgenommen hattest.

Mit dem Effekt, dass Du am nächsten und übernächsten und überübernächsten Tag ebenfalls nicht alle Aufgaben erledigen kannst.

Und obwohl Du viel schaffst und Deine Ergebnisse okay sind, fühlst Du Dich dennoch nicht richtig gut.

Die Lösung liegt auf der Hand:

  • Wenn Du nie Deine Tagesziele erreichst, dann nimmst Du Dir zu viel vor.
  • Setze also weniger Ziele und erreiche sie.

Einfach, oder? 😉

Unglücklicherweise denken viele, dass das nicht ginge.

Weil sie so viel zu tun haben, dass sie unmöglich weniger tun können.

Und anstatt weniger und/oder kleinere Ziele zu setzen, erstellen sie weiterhin monströse ToDo-Listen, die sie nicht vollständig im vorgesehenen Zeitrahmen erledigen können.

Du arbeitest weniger als Du denkst

Völlig überladene Tages- oder Wochenpläne zu erstellen ist natürlich widersinnig.

Denn wenn immer nur einen Bruchteil der Aufgaben der ToDo-Liste erledigt wird, dann ist es wurscht, wie beeindruckend umfangreich diese Liste zu Beginn war.

Denn entscheidend ist ja nicht, wie viel Du Dir vorgenommen hattest, sondern einzig und allein was Du erreicht hast.

Die Tendenz, die kurzfristig schaffbare Arbeit deutlich zu überschätzen, ist weit verbreitet.

Genauso weit verbreitet ist ein Mangel an Vorstellungskraft, was langfristig möglich ist, wenn man beharrlich und konzentriert an etwas dran bleibt.

Wenn dies auf Dich zutrifft, dann kannst Du Dir den folgenden Merksatz ausdrucken und aufhängen.

Arbeite weniger und erreiche mehr!

Wer wüsste das besser als ich. 😉

Denn auch ich habe lange Zeit Fehler gemacht bei der effektiven und effizienten Zielsetzung und –erreichung.

Mittlerweile bin ich jedoch recht gut darin und werde immer besser.

Das liegt nicht etwa daran, dass ich besondere magische Fähigkeiten hätte, mehr zu schaffen.

Sondern daran, dass ich Zeittagebücher geführt und über mehrere Tage hinweg ermittelt habe, womit ich die meiste Zeit verschwende.

Während andere dies noch nicht getan haben und infolgedessen auf die daraus resultierenden Probleme reagieren, indem sie die ToDo-Liste für den nächsten Tag noch voller packen als die auch schon nicht vollständig erledigte ToDo-Liste des vorherigen Tages.

 

Warum Du planen solltest, weniger zu arbeiten

Ziele bringen nur dann einen Nutzen, wenn sie Dich motivieren, mit Freude in Aktion zu treten.

Wenn Du nicht wenigstens in der Hälfte aller Tage Deine Tagesliste vollständig erledigst, verschwendest Du nicht nur Zeit, sondern gefährdest auch Deine Motivation.

Deshalb mache ich Dir zwei Vorschläge:

  • Ermittele mit Hilfe eines Zeittagebuchs ehrlich, wie viel Zeit Du wirklich mit echter Arbeit verbringst und wie viel Du erreichst.
    Ein Zeittagebuch zu führen ist mit modernen Hilfsmitteln auf Deinem Smartphone oder im Internet einfacher denn je.
  • Sobald Du weißt, wie Du Deine Zeit tatsächlich verbringst, solltest Du Dich nach und nach schrittweise verbessern und nicht etwa glauben, schon morgen der perfekte Hyperperformer zu sein.

Wenn Du ein Zeittagebuch führst und erkennst, dass Du nur wenige Stunden am Tag tatsächlich an Deinen wichtigen Aufgaben arbeitest, so solltest Du nicht in einer Panikreaktion das Ziel auf 8-10 Stunden hochsetzen.

Sondern erhöhe Deine echte Arbeitszeit zunächst nur um 1-2 Stunden und verfolge mit Hilfe Deines Zeittagebuchs über einige Wochen hinweg Deine Fortschritte.


Warum kleine Schritte machen?

Häufig macht Dein idealisiertes Selbstbild Deinen Arbeitsplan.

Und wenn dieses idealisierte Selbstbild gar nicht dem entspricht, der Du wirklich bist, wirst Du unweigerlich ineffizient planen und arbeiten.

Meiner Erfahrung nach waren Tage, an denen ich mir überschaubare und erreichbare Ziele gesetzt habe, weit produktiver als andere, an denen ich mich planmäßig überlastet hatte.


Und wenn Du Deine Fähigkeiten und/oder Dein Zeitbudget überschätzt, wird Planung nutzlos.

Selbst wenn es Dir schon einmal gelungen ist, eine übervolle ToDo-Liste unter Aufbietung aller Kräfte zu erledigen, so sollte das kein Maßstab sein.

Denn Spitzenleistungen sind nicht dauerhaft erreichbar.

Das ist ja gerade ihre Definition. 🙂

Gute Planung bezieht sich also auf normale Durchschnittstage.

Und das Ziel besteht darin, Deine allgemeine Produktivität an Durchschnittstagen zu erhöhen.

Und wie machst Du es jetzt richtig?

Als Erstes führst Du ein Zeittagebuch. Das geht sehr gut mit Papier und Füllfederhalter, Du kannst dafür aber auch eine der zahlreichen Apps oder Webdienste verwenden. Das ist zunächst vielleicht etwas mühsam und nicht so freudvoll, doch ist es eminent wichtig genau zu wissen, wo Du momentan stehst.

Zweitens kannst Du Deine Zeit und Produktivität schrittweise erhöhen, nachdem Du einige Wochen Dein Zeittagebuch geführt hast.

Drittens hältst Du Deine neue Zeiteinteilung für mindestens einen Monat aufrecht, bevor Du sie mit dem vorherigen Zustand und dessen Produktivität vergleichst.

Diese längere Zeitdauer ist insbesondere wichtig, um zu sehen, dass Du wirklich eine höhere Dauerleistung erbringst und nicht etwa nur ein Strohfeuer entfacht hattest mit der höheren Motivation durch die neue Zielsetzung.

Und so kannst Du nach und nach in kleinen Schritten (z.B. monatlich 10%-ige Steigerung) die Zielsetzung für Deine Produktivität hochsetzen.

Und obwohl es auf den ersten Blick nicht so aussieht, wird ein großer Teil Deiner Anfangsgewinne durch das Verfahren nicht etwas aus längeren Arbeitszeiten stammen.

Sondern daraus, dass Du Deine Zeit besser organisierst und weniger Zeit vergeudest.

Und hier die Zusammenfassung:

  • Führe mehrere Tage oder Wochen ein Zeittagebuch, wie lange Du arbeitest und was Du erreichst.
  • Erhöhe danach Dein Ziel für erledigte Aufgaben um 10%.
  • Ermittele einen Monat lang die Auswirkungen und erhöhe Dein Ziel erneut oder strebe das Beibehalten Deines neuen Produktivitätsniveaus an.

Ich hoffe dass Dir dies hilft, aufzuhören mit Planungen für 10-, 12- oder 16-Stunden-Tage, wenn Du in Wahrheit viel weniger Zeit für die echte Aufgabenerledigung zur Verfügung hast.

Mehr Dinge zu erledigen erfordert nicht notwendigerweise immer mehr Arbeit, sondern vor allem intelligenter zu planen und zu arbeiten.

Schlusswort

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Ich wünsche Dir ganz viel Spaß & Erfolg bei dem, was Du tust!
Dein NLPete

2 Gedanken zu „Arbeite weniger und erreiche mehr!“

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    1. Great.
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      Actually i am quite busy with IT consulting, but soon I will translate the e-book into english.
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