Produktivität steigern mit Monotasking

BlogNLPete - Monotasking und Timeboxing

Kommt Dir das bekannt vor?

Du rödelst den ganzen Tag wie wild herum und hast dennoch das Gefühl, nicht richtig voranzukommen und trotz Deiner emsigen Bemühungen nichts zu schaffen?

Damit bist Du nicht allein, denn dies geht vielen Leuten so.


Insbesondere in modernen Arbeitsumgebungen, die Gift sind für eine hohe Produktivität.

Ich musste dies leider selbst miterleben:
Da sitzen Dutzende von hochqualifizierten Softwareentwicklern, Ingenieuren und anderen Mitarbeitern in einem riesigen Großraumbüro. Die Arbeitsbedingungen sind einfach unbeschreiblich.

Eine Hitze wie am Badestrand: 26-27 Grad im Winter und fast 30 Grad im Sommer. Aber natürlich darf man nicht in kurzer Hose und Badelatschen ohne Socken zur Arbeit kommen. Es sei denn, man ist weiblichen Geschlechts, hat einen schwachen Kreislauf, kommt trotzdem in luftiger Kleidung und findet deshalb 27 Grad immer noch „irgendwie kühl“.

Dazu kommt ein Lärmpegel, der an einen vollbesetzten irischen Pub bei Spielen der Nationalmannschaft erinnert.

Abgerundet wird dies durch eine extreme Trockenheit der Luft, gegen die die Sahara wie ein tropischer Regenwald anmutet.

Die Folgen waren natürlich klar:

  • Wegen der extremen Lufttrockenheit
    • häufige Erkältungen
    • gereizte, brennende Augen
  • Durch den hohen Lärmpegel
    • Rasche Ermüdung und Erschöpfung
    • Konzentrationsmängel
  • Produktivitätsverluste, weil der Körper
    • wegen der hohen Raumtemperatur permanent gegen eine drohende Ohnmacht kämpfte
    • wegen der Trockenheit trotz ständigen Trinkens unter Wassermangel litt

Das unter solch armseligen Arbeitsbedingungen überhaupt etwas geleistet werden konnte, grenzt an ein Wunder. Und nur weil es ein großer Konzern war, konnte er sich eine solch unmäßige Vergeudung menschlicher Ressourcen leisten. Ein Kleinunternehmen wäre da sicher schnell am Ende und hat deswegen auch keine solchen Arbeitsbedingungen.

Doch all das war noch nicht das Schlimmste. Jedenfalls nicht für die Produktivität, sondern „nur“ für das Wohlbefinden, was schon nicht mehr als solches bezeichnet werden konnte.

In Bezug auf unser Thema, die Produktivität, jedoch gab es etwas, was diese hemmenden Faktoren noch übertraf. Nämlich die ständigen Unterbrechungen in Form von:

  • Anrufen
  • Emails
  • Kollegen, die mit Fragen kamen oder um zu plaudern und dadurch ein wenig Erholung zu finden von dem Grauen der Umgebung
  • Meetings
  • Parallel laufende Projekten, denen man zu jeweils X Prozent zugeordnet war
  • Etc.

Dadurch bedingt musste man permanent wechseln zwischen verschiedenen Themen und diese Taskwechsel verschlangen mehr Zeit als die eigentliche Arbeit.

In der Rückschau war das damalige Projekt eine ausgesprochen unproduktive Zeit, auch wenn dafür gutes „Schmerzensgeld“ bezahlt wurde, um das alles auszuhalten.

Vielen der langjährigen festen Mitarbeiter fiel die durchgängig niedrige Produktivität schon gar nicht mehr auf, weil sie ja alle betraf. Wer jedoch so wie ich auch noch andere Projekte machte, konnte den gigantischen Unterschied deutlich spüren und nicht einfach ignorieren.

Doch was ist nun die Lösung dieses Dilemmas?

Dafür gibt es sehr viele Ansätze. Von einer ergonomischen Raumgestaltung über Klima- und Luftbefeuchtungskonzepte usw. usw., für die es andere Themenblogs gibt.

An dieser Stelle wollen wir uns einer ganz bestimmten Art der Produktivitätssteigerung widmen:

Monotasking statt Multitasking.

Multitasking ist Gift für hohe Produktivität

Viele Büroarbeiter sind einer Vielzahl von Ablenkungen durch Email, Anrufe, Textnachrichten, Voicemail, Meetings, plaudernde Kollegen und vielem mehr ausgesetzt und lassen von diesen äußeren Einflüssen direkt und unmittelbar bestimmen, womit sie sich in den nächsten Minuten beschäftigen werden.

Und obwohl sie guten Willens sind und sich gleich am Tagesbeginn einen kleinen Plan zurecht gelegt hatten, gestatten sie diesen Ablenkungen immer wieder, ihre eigenen ursprünglichen Prioritäten zu überschatten.

Wie oft kam es vor, dass Du an einem Projekt oder einer Aufgabe gearbeitet hast und dann Deinen Fokus verloren hast, weil Du einen Anruf entgegen genommen oder „nur kurz“ Deine Emails gecheckt hast?


Ein häufiger Taskwechsel mit wechselnden Prioritäten, ständigen Planänderungen und der häufigen Refokussierung auf die eigentliche Aufgabe nach Störungen führt zu rascher Ermüdung, Stresssymptomen und sinkender Produktivität.

Je nachdem, wie anspruchsvoll die Aufgabe ist, an der wir arbeiten, benötigen wir 10-30 Minuten, bis wir wieder voll im Flow sind.

Mit anderen Worten: Sofern Störungen häufig auftreten, arbeitest Du permanent in einem unfokussierten Zustand und hast eine weit geringere Produktivität als möglich.

Und weil Du dies spürst, bist Du unzufrieden mit Dir und Deinen Ergebnissen.

Multitasking ist nur ein Mythos

Leider gibt es immer noch den Mythos des Multitasking.

Vornehmlich bei Leuten, die Action lieben und das wilde Herumflippen, Retten schiefgelaufener oder schleppender Projekte und das Beseitigen der Auswirkungen von kleineren und größeren Katastrophen total hipp finden.

Dabei übersehen viele dieser Adrenalin-Junkies, dass die meisten der Notmaßnahmen erfordernden Dinge bei vernünftigem Arbeiten gar nicht erst schiefgegangen wären.

Multitasking sieht auf den ersten Blick ja super agil aus: Es brennt, die Retter eilen wild umher, durcheinander und umeinander herum. Doch so imposant das Löschen von Bränden, die durch brennendes Fett in der Küche verursacht wurden, auch sein mag. Das Verhindern solcher Brände durch richtiges Kochen, ohne das Fett in Flammen aufgehen zu lassen, ist erheblich effizienter und ressourcenschonender. Man muss nach dem Kochen nämlich nicht die ganze Küche renovieren und neue Pfannen kaufen, weil die alten verschmurgelt sind. 😉

Zudem wird Leuten, die permanent Küchenbrände verursachen, irgendwann auch die Versicherungspolice gekündigt.

Viele Studien haben gezeigt, dass Multitasking die Produktivität dramatisch verringert und die Kreativität fast vollständig austrocknet.

Wenn überhaupt, so kann man mit solch einer Arbeitsweise höchstens Standardaufgaben mit niedriger Wertschöpfungshöhe erledigen und/oder erreicht nicht die Qualität und Fehlerfreiheit, die mit Monotasking möglich wäre.

Multitasking trifft man meiner Erfahrung nach vornehmlich dort an, wo es an vernünftiger Planung mangelt.

Denn Multitasking ist von seiner Natur her ein reaktives Vorgehen, mit dem man auf viele unvorhergesehene äußere Einflüsse reagieren kann und sich kurzatmig jeweils mit den Dingen beschäftigt, die für kurze Zeit wichtig erscheinen.

Wer nicht plant, wird eben ständig von „völlig unvorhersehbaren“ Ereignissen überrascht.

Außerdem tritt Multitasking unter Überlast auf. Weil man versucht, alles irgendwie am Laufen zu halten und überall Fortschritte zu demonstrieren, auch wenn diese nur klein sind. Damit die anderen Beteiligten den Eindruck bekommen, es täte sich etwas. Das sieht dann zwar nach außen sehr bemüht aus und ist es auch und die Absicht ist sicher löblich. Doch die Produktivität leidet stark darunter.

Multitasking erzeugt eine unangenehme Arbeitsatmosphäre, die viel Stress erzeugt und auf Dauer an die Substanz geht. Sowohl der Menschen als auch der Unternehmen.

Der Mensch kann Multitasking nun mal genauso wenig wie der Prozessor in einem Computer. Auch wenn das Betriebssystem des Computers uns vorgaukelt, dass es Multitasking-fähig sei, so wird dies doch nur dadurch erreicht, dass der Prozessor in hoher Geschwindigkeit zwischen verschiedenen Prozessen hin und her springt und sie jeweils für kurze Zeit bearbeitet vor dem nächsten Taskwechsel. Dabei geht bei häufigen Taskwechseln mehr Zeit drauf für die Verwaltung der Taskwechsel als für die eigentliche Nutzlast. Denn der Prozessor muss jeweils die Daten des alten Prozesses abspeichern, die Daten des nächsten Prozesses laden und kann erst dann mit der Arbeit beginnen.

Dasselbe gilt für uns Menschen. Auch wir müssen jeweils im Gedächtnis kramen, was denn jetzt mit der anderen Aufgabe noch genau war. Evtl. müssen wir Schriftstücke vom Schreibtisch klauben, ein paar alte Mails aus der Ablage fischen etc. Und wenn wir daran nur kurz arbeiten, ohne die Aufgabe vollständig zu erledigen und abzuschließen, bevor wir zur nächsten Aufgabe springen, so kann das wie bei einem Prozessor ebenfalls dazu führen, dass wir mächtig geschäftig sind, ohne in Wahrheit viel zu schaffen.

Wir halten uns auf diese Weise in einem hektischen Beschäftigungstaumel und kommen dennoch kaum voran.

Monotasking

Monotasking kann Probleme durch häufige Ablenkungen vermeiden, die durch zunehmende personelle und technische Vernetzungen und die Vielzahl neuer Tools und Gadgets entstanden sind.

Es schützt jedoch nicht nur gegen Ablenkungen von außen durch andere. Sondern auch und vor allem gegen Ablenkungen, die wir selbst verursachen.

Wie oft habe ich schon Postings auf einem sozialen Netzwerk gesehen (und eine Zeit lang auch selbst abgesetzt), in denen jemand darüber schwadroniert, wie wichtig doch eine bestimmte Sache X sei, dass er mächtig dran sei und was er noch alles dafür tun müsse. Was genau bringt ihn der Zielerreichung näher, wenn er sich erst mal eine halbe Stunde auf Facebook herumtreibt? Denn erfahrungsgemäß bleibt es ja nicht bei einem kurzen Posting, um sich mal Luft zu machen und dann energiegeladen weiterzuarbeiten. Sondern man schaut bei der Gelegenheit gleich „mal kurz“, was sonst noch so läuft und schwupp ist eine halbe Stunde weg.

Sich auf diese und andere Arten selbst von wichtigen Aufgaben abzulenken, lässt sich mit Monotasking einfach vermeiden.

Die wichtigsten Eigenschaften von Monotasking sind:

  • Monotasking ist eine Art des Zeitmanagements, mit der Du Deine Konzentration maximieren und äußere und innere Ablenkungen minimieren kannst.
  • Monotasking erhöht Produktivität, Kreativität und geistige Klarheit.
  • Monotasking verringert Kräfteverschleiß, Prokrastination und Stress.

Und wie genau geht Monotasking jetzt?

Abstrakt betrachtet recht einfach.

Monotasking gruppiert ähnliche Aufgaben, die ähnliche Ressourcen für ihre Bearbeitung und Fertigstellung benötigen.

Für eine ausgewählte Menge von Aufgaben wird ein Zeitblock festgelegt, der für ihre Bearbeitung zur Verfügung steht. Die Dauer dieses Zeitblocks ist entweder von außen vorgegeben (weil z.B. in einer halben Stunde das nächste Meeting beginnt) oder sie entspricht der individuellen Zeittaktung. Diese Zeittaktung solltest Du an Deiner eigenen optimalen Dauer ausrichten, in der Du Dich an einem Stück konzentrieren kannst. Bei mir sind das z.B. 90 Minuten für große Aufgaben und 60 Minuten für Aufgabengruppen.

Dann beginnst Du mit der Bearbeitung der Aufgaben und machst in dieser Zeit nichts anderes.

Monotasking mit Timeboxing

Ich persönlich kombiniere Monotasking mit Timeboxing.

Timeboxing bedeutet, dass für eine Aufgabe A1 nur eine bestimmte Zeitscheibe zur Verfügung steht, innerhalb derer sie erledigt werden muss.


Das bedeutet nichts anderes als dass Du nach dem Ablauf der für Deinen Arbeitsblock vorgesehenen Zeit auf jeden Fall mit der Bearbeitung dieser Aufgabengruppe aufhörst.

Das mag Dir zu Beginn komisch vorkommen und gelegentlich wirst Du Dich versucht fühlen, weiter daran zu arbeiten. Insbesondere wenn Du gerade gut dabei bist.

Dennoch ist es wichtig, das Timeboxing einzuhalten und die vorgegebene Zeit einzuhalten. Denn damit signalisierst Du Deinem Unterbewusstsein, dass es keinen Zeitzuschlag geben wird, wenn Du herumtrödelst. Und das hilft Dir in den folgenden Arbeitsblöcken.

Gelingt es mir also nicht, im vorgesehenen Zeitrahmen fertig zu werden, so schreite ich dennoch fort zur nächsten Aufgabe A2 in der nächsten Zeitscheibe. Für die Restarbeiten von A1 lege ich dann eine Task in meiner Todo-Liste an, um die Bearbeitung bei passender Gelegenheit wieder aufzunehmen.

Dieses Verfahren vermeidet, dass ich bei einer Aufgabe zu sehr herumtrödele, weil ich das Gefühl habe, den ganzen Tag über Zeit dafür zu haben.

Zudem passt dieses Verfahren gut zu meiner normalen 90/30-Taktung einer 24h-Periode (üblicherweise Tag genannt, doch als Mehrphasenschläfer nehme ich ja auch die Nacht dazu). Auf diese Weise kann ich permanent Aufgaben oder Teilaufgaben als erledigt abhaken und fühle mich dadurch wohler als wenn ich mir nur große über mehrere Tage laufende Aufgaben vornehme und dann während der ganzen Zeit in einem diffusen Brei schwimme und nicht das Gefühl habe, irgendetwas vollständig erledigt zu haben.

Meine Monotasking-Technik im Überblick

Wenn ich mit dieser Arbeitstechnik arbeite, so sieht das folgendermaßen aus:

  • Ich lege die Zeitdauer für den nächsten Arbeitsblock fest.
    • Üblicherweise sind das 90 Minuten, es können aber auch mal nur 30 Minuten sein
  • Ich erstelle einen Zettel
    (ja, ich mache das wirklich schriftlich von Hand und nicht am Rechner! 🙂

    • mit dem Namen der Aufgabe, wenn es eine größere Aufgabe ist
    • mit einem Sammelnamen der Aufgabengruppe, wenn es mehrere kleinere gebündelte Aufgaben sind
  • Ich lege den Zettel sichtbar zwischen Monitor und Tastatur aus
    • Dadurch fällt mein Blick öfter darauf und erinnert mich immer wieder an das, woran ich gerade arbeite.
    • Das erleichtert mir, den Fokus zu behalten, weil es mich bei jedem Blick auf den Zettel mehr einschwört auf das Etappenziel des aktuellen Aufgabenblocks.
  • Ich arbeite NUR an dieser Aufgabe bzw. Aufgabengruppe
    • für die vorgegebene Zeit oder bis sie fertig ist
      (ja, mittlerweile variiere ich das Verfahren auch schon mal. Wenn ich kurz vor der Fertigstellung einer Aufgabe bin, dann mache ich auch schon mal weiter, bis ich damit fertig bin. Zu Beginn solltest Du das jedoch nicht tun.)
  • Ich gehe zur Pause über und
    • erledige physische Aufgaben wie Hausarbeit, Gartenarbeit etc.
    • jogge
    • räume auf
    • daddele auf sozialen Netzwerken herum
    • usw.
  • Ich nehme mir meine Todo-Liste vor und plane den nächsten Aufgabenblock
  • Und so geht’s immer weiter über eine 24h-Periode hinweg.
  • Selbstverständlich plane ich auch Zeiten ein für Sport, Familie, Einkaufen etc.
    • Insgesamt komme ich so auf ca. 8-9 Arbeitsblöcke zu je 90 Minuten, in denen ich hoch konzentriert und fokussiert an den wichtigen Themen arbeite.

Probiere diese Arbeitstechnik einfach mal aus und schau, wohin sie Dich bringt!

Für den Anfang sind 30 Minuten für die Arbeitsblöcke besser als meine 90 Minuten. Dann kannst Du Dich erst einmal leichter an das voll fokussierte Arbeiten gewöhnen, wenn Du bisher hektisches Multitasking-Gefummel gewöhnt warst.

Ich wünsche Dir dabei viel Spaß, interessante Erkenntnisse und eine angenehme Steigerung Deiner Produktivität.

Und dass Du auf diese Weise noch viel leichter Deine Ziele erreichst.

In dem Buch „Beginne mit dem Beenden!“, an dem ich gerade arbeite, werde ich weitere meiner Produktivitätstechniken und Best Practices darstellen und dabei auch noch mehr ins Detail gehen.

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Ich wünsche Dir ganz viel Spaß & Erfolg bei dem, was Du tust!
Dein NLPete

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